نرم افزار مدیریت مدرسه با کمک خودکار سازی وظایف اداری منظم به موسسات آموزشی کمک می کند. این نرم افزارها به عنوان "سیستم های اطلاعاتی دانش آموز" نیز شناخته می شوند، این نرم افزارها مجموعه ای از قابلیت ها را برای همه چیز از برنامه ها تا نظارت بر عملکرد دانش آموزان ارائه می دهند.

سیستم های گوناگونی برای مدیریت محیط های آموزشی وجود دارند که از جمله مهمترین آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

سیستم مدیریت یادگیری مجتمع (LMS)

ابزار های مدیریتی برای ارزیابی معلمان

 پورتال های والدین برای بررسی حضور و نمرات دانش آموزان

یک نرم افزار جامع مدیریت مدرسه تمامی این موارد را پشتیبانی می کند.

 

قابلیت های اصلی این نرم افزارها عبارتند از:

  • مدیریت امور مالی
  • مدیریت رتبه بندی و مقایسه
  • مدیریت حضور و غیاب
  • ثبت نام
  • برنامه ریزی

توجه داشته باشید که برخی از فروشندگان، نرم افزارهای یکپارچه را ارائه می دهند که از چندین برنامه کاربردی ذکر شده استفاده می کنند، در حالی که سایر فروشندگان به طور جداگانه چندین برنامه ارائه می دهند که استفاده از این روش توصیه نمی گردد. برای هر رویکرد چندین مزیت و عیب وجود دارد. اما به طور کلی، مجموعه کامل نرم افزارهای مجتمع قادر خواهند بود تا بسیاری از کار های شما را پوشش دهند و بدون اینکه نگران ادغام برنامه های خاص با یکدیگر باشید. با این حال، برنامه های یکپارچه دارای ویژگی های کمتری نسبت به برنامه های در هر یک از برنامه های جزیره ای و مستقل می باشند، بنابراین برنامه های مستقل دارای امکانات بیشتری خواهند بود.

همانطور که از نامش پیدا است، نرم افزار مدیریت مدرسه به نرم افزاری گفته می شود که کارهای مدیریت مدرسه را انجام می دهد. چنین نرم افزاری تمام کارهایی را که مدیران و معاونین مدرسه انجام می دهند به صورت سیستمی و دقیق مدیریت می کند و کار آن ها را بسیار آسان و سریع خواهد کرد.

از جمله ثبت نام، ثبت نمرات و ارائه کارنامه به دانش آموزان، تجزیه و تحلیل میزان پیشرفت و پسرفت دانش آموزان، بررسی میزان تاثیر و بهره وری تک تک معلمان در کلاس های مختلف و ارزیابی کلی وضعیت پیشرفت مدرسه و ارزیابی منابع مالی و غیرمالی در دسترس مدرسه، مقایسه دانش آموزان مقاطع مختلف و تحلیل های آماری و نموداری وضعیت موجود در ماه های مختلف، ارزیابی و مقایسه وضعیت دانش آموزان مقاطع مختلف، ارزیابی و مقایسه مدارس مختلف در یک شهرستان و کل استان و حتی در کل کشور، همچنین سیستم اتوماسیون اداری جهت نامه نگاری با ادارات مختلف و آموزش و پرورش منطقه، استان و وزارت آموزش و پرورش.

 

 

یک سیستم مدیریت مدرسه دارای قابلیت های کلی زیر است:

ثبت نام

به کاربران کمک می کند که روند پذیرش را مدیریت کنند، از پذیرش برنامه ها تا ثبت نام دانش آموزان. شامل ایجاد فرم سفارشی پذیرش و ارسال درخواست آنلاین. ذخیره داده های مربوط به دانش آموزان آینده و جدید (مثلا وضعیت پذیرش، اطلاعات تماس، ایجاد پروفایل اختصاصی هر دانش آموز و غیره)

حضور و غیاب

 کاربران می توانند حضور و غیاب در سیستم را از طریق نرم افزار تلفن همراه را بررسی کنند. اطلاع از سوابق آنلاین توسط دانش آموزان، والدین و معلمان از دیگر امکانات رایج نرم افزار مدرسه می باشد.

کارنامه و تحلیل نمرات

اجازه ثبت نمرات و همچینی ایجاد کارنامه های سفارشی را می دهد. یاداشت ها و شرح وضعیت دانش آموز توسط معلمان، گزارش رتبه دانش آموز در کلاس و غیره.

برنامه ریزی

فراهم آوردن ابزارهای کمکی برای معلم و اولیاء و خود دانش آموز برای برنامه ریزی درسی و کلاسی با توجه به آمارهای دقیق و نمودارهای تصویری.

مدیریت امور مالی

محاسبات مالی دانش آموزان را انجام و اقدام به تولید و ارسال صورتحساب می نماید.

تسریع و بهبود ارتباطات

 سیستم اطلاع رسانی والدین، دانش آموزان و معلمان را در مورد لغو و تاخیر در مدارس، هشدارهای اضطراری و رویدادها به روز می کند. این پیام ها ممکن است از طریق ایمیل، سیستم اختصاصی اس ام اس یا پیام صوتی ارسال شوند.

هدف یک نرم افزار مدیریت مدرسه، آسان سازی و اتوماتیک سازی فرآیندهای مدیریتی است تا مدیران مدارس بتوانند با دقت و سرعت بیشتر مدیریت مدرسه را انجام دهند و در نهایت کل جامعه درگیر با امر آموزش از جمله آموزش و پرورش، والدین، معلمان و دانش آموزان رضایت خاطر بیشتری از مدرسه داشته باشند و امر آموزش برای همه به بهترین روش ممکن انجام شود.

 

در حالت کلی یک نرم افزار هوشمند مدیریت مدرسه 5 هدف زیر را دنبال می کند:

1.خودکارسازی وظایف روزمره جامعه درگیر با امر آموزش

به کارهایی همچون دستیابی به اطلاعات دانش آموزان، پرداخت ها و سایر وظایف اداری دستی به خصوص برای موسسات آموزشی متوسط و بزرگ، غلبه خواهد کرد.

2.بهبود ارتباطات آموزش و پرورش، مدرسه ، اولیاء و دانش آموزان


والدین می توانند به راحتی با معلمان و مدیران ارتباط برقرار کنند و سوالات خود را به سرعت پاسخ سوالاتشان دریافت کنند. مدارس می توانند از طریق سیستم اطلاع رسانی اختصاصی داخل نرم افزار، در بستری امن و محافظت شده، به طور منظم رویدادها را به والدین و دانش آموزان اطلاع دهند. آموزش و پرورش می تواند طی فرآیندی خودکار از طریق نرم افزار و در بستری امن و محافظت شده گزارشات کاملی از وضعیت مدارس و فعالیت های آن ها تهیه کرده و با توجه به این گزارشات، سیاست های آموزشی درست را به سرعت به مدارس تحت مدیریت ابلاغ و به مرحله اجرا درآورد.

3.تجزیه و تحلیل بهتر از عملکرد دانش آموزان

با استفاده از داده های همچون نمرات و حضور و غیاب، این ابزار تجزیه و تحلیلی عمیق از عملکرد دانش آموزان در فعالیت های علمی، ورزشی و غیر حرفه ای ارائه می دهد. این ابزار به معلمان کمک می کند تا اقدامات اصلاحی لازم را به موقع انجام دهند.

4.افزایش شفافیت

ابزارهای ارتباطی و پورتال والدین به طور منظم در مورد حضور، نمرات و سلامت کودکان گزارشات لازم را ارائه می دهند. ضمن اینکه دانش آموزان هم می توانند به اطلاعات خود در هرجا و هر زمان که نیاز دارند، دسترسی پیدا کنند.

5.کاهش هزینه های مدرسه و صرفه جویی در منابع مالی و زمانی

اخیرا آموزش و پرورش هیچ نوع کمک هزینه ای به مدارس پرداخت نمی کند و کل هزینه های آموزش بر عهده خود دانش آموزان و خانواده ها است. از آن جا که یکی از هزینه های عمده مدارس هزینه مصرف کاغذ است، لذا یک نرم افزار مدیریت مدرسه با ارائه کارنامه الکترونیکی و سیستمی کردن ارسال و دریافت نامه های اداری و پرهیز از مصرف کاغذ، تا حدود زیادی هزینه ها را کاهش می دهد.

همچنین یک سیستم خودکار مدیریت منابع مالی و انسانی در مدارس باعث کاهش دغدغه های مدیران و صرفه جویی در زمان آن ها می شود و مدیران با آسودگی خاطر بیشتری به وظایف مدیریتی خود می پردازند و در مجموع باعث رشد و ارتقاء سطح کیفی آموزش و در نتیجه رشد و پیشرفت دانش آموزان و مدارس خواهد شد.


نرم افزارهای مدیریت مدارس زیادی در سطح نت می توان پیدا کرد و هر مدرسه ای متناسب به نیازهای خود می تواند یکی از این نرم افزارها را تهیه کرده و از آن استفاده کند اما شاید برای شما سوال باشد که کدام یک از این نرم افزارها واقعا مناسب مدرسه و سیستم آموزشی مدارس است و کارایی بیشتری دارد؟ در واقع معیارهایی برای خوب بودن یک نرم افزار مدیریت مدرسه وجود دارد که ما سعی میکنیم در این جا آن ها را مفصل برای شما برشماریم تا شما هنگام خرید نرم افزار، انتخاب بهینه و مناسب تری داشته باشید.

1.نصب و استفاده آسان

یکی از ویژگی های یک نرم افزار خوب این است که به آسانی قابل نصب باشد و استفاده از آن دارای پیچیدگی نباشد. در واقع محیط نرم افزار از دید کاربر جدید باید دارای منوهای واضح و استفاده از آن نیاز به دانش خاصی نداشته باشد.

2.نیاز به فضای کم برای نصب

یک نرم افزار مدیریت مدرسه باید حجم کمی داشته باشد و فضای زیادی از هارد کامپیوتر را اشغال نکند. چنین نرم افزاری سرعت اجرای بالا و استفاده از آن بسیار آسان است.

3.محیط کاربری جذاب و کاربرپسند

محیط کاربری جذاب و گرافیک ساده و در عین حال زیبا و کاربرپسند از ویژگی های یک نرم افزار خوب مدیریت مدرسه است. همچنین داشتن منوهای ساده و نوشته های واضح که کاربر را سردرگم نکند، برای طراحی ظاهر یک نرم افزار بسیار اهمیت دارد. در حالت کلی یک کاربر جدید باید بتواند بدون کمک آموزش خاصی در همان نگاه اول حدس بزند که هر منو چه کاری انجام می دهد. مثال خوبی از این نوع طراحی را صفحه اول گوگل است. هر کاربری با هر نوع سطح دانشی با وارد شدن به صفحه اول گوگل قادر به استفاده از آن است.

 

4.سرعت و دقت بالا

سرعت انجام کارها و ارائه آمارها و تحلیل های دقیق از ویژگی های یک نرم افزار خوب مدیریت مدرسه است. یک تحلیل سریع و دقیق می تواند به معلمان کمک کند که وضعیت دانش آموزان را بررسی کند. همچنین به دانش آموزان امکان می دهد که گزارش کاملی از میزان رشد خود را در ماه هاهی مختلف سال بررسی کند.

5.امنیت بالا

بحث امنیت اطلاعات در نسخه های آنلاین و پورتال های آموزشی، یک حقیقت انکار ناپذیر است. یک پورتال آنلاین که اطلاعات و نمرات دانش آموزان بر روی آن قرار می گیرد بدون شک باید این تضمین را به کاربران بدهد که اطلاعات آن ها فقط برای خود آن ها قابل دسترسی است. به همین منظور امنیت بالا از ویژگی های نسخه آنلاین نرم افزارهای مدیریت مدارس است.

6.قیمت مناسب

هم اکنون بیش از 30 نرم افزار مدیریت مدرسه در سطح اینترنت وجود دارد که هرکدام قابلیت های خاصی دارند. هر نرم افزاری با توجه به امکانات و خدماتی که آن نرم افزار در اختیار کاربران قرار می دهد و همچنین سلیقه خود شرکت های طراح نرم افزار، قیمت گذاری می شود. اما واقعیت این است ارائه خدمات بیشتر با قیمت پایین تر معیار مناسب بودن قیمت یک نرم افزار مدیریت مدرسه است چون همه مدارس قادر به پرداخت هزینه های بالا نیستند.

7.پشتیبانی عالی

از آن جا که جامعه درگیر با نرم افزار مدیریت مدرسه، قشر فرهیخته فرهنگیان عزیز می باشد، لذا داشتن برخورد مناسب بخش پشتیبانی و سرعت پاسخگویی شرکت سازنده نرم افزار از ویژگی های مهم یک نرم افزار مدیریت مدرسه خوب است.

 8.کامل و جامع

یک نرم افزار مدیریت مدرسه لازم است که کامل و جامع باشد. به این معنی که شامل بخش های زیر باشد:

  • خودکارسازی وظایف روزمره جامعه درگیر با امر آموزش
  • بهبود ارتباطات آموزش و پرورش، مدرسه و اولیاء و دانش آموزان
  • تجزیه و تحلیل بهتر از عملکرد دانش آموزان
  • افزایش شفافیت
  • کاهش هزینه های مدرسه و صرفه جویی در منابع مالی و زمانی

9.تحلیل­ها و نمودارهای تصویری


داشتن نمودارهای تصویری و تحلیل های آماری دقیق در قالب نمودارهای دایره ای، میله ای و ماتریسی و گزارشات تصویری از میزان پیشرفت دانش آموزان می تواند تحلیل های واضح و روشنی به معلمان و مدیران والدین ارائه دهد. از این رو ارائه تحلیل ها و نمودارهای تصویری مختلف از ویژگی های یک نرم افزار خوب مدیریت مدرسه است.

10.متناسب با برنامه تعالی مدیریت مدرسه



جدیدا آموزش و پرورش روی بحث برنامه تعالی مدیریت مدرسه بسیار تاکید می کند و سعی دارد که مدیریت یکپارچه مدارس را از طریق برنامه جامع و دقیق تعالی اجرایی کند. بر همین اساس یک نرم افزار خوب مدیریت مدرسه باید حداکثر همپوشانی با مستندسازی برنامه تعالی داشته باشد تا مدیران مدارس بتوانند به کمک این نرم افزار و مستندات ارائه شده آن، برنامه تعالی را به خوبی اجرا کنند. یک نرم افزار خوب مدیریت مدرسه بهتر است که در راستای برنامه تعالی مدیریت مدرسه طراحی شده باشد.

11.منطبق با قوانین آموزش و پرورش

از آنجا که نرم افزارهای مدیریت مدارس برای جامعه درگیر با آموزش در مدارس طراحی می شود لذا یکی از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار خوب مدیریت مدرسه منطبق بودن با قوانین آموزش و پرورش است. این ویژگی از اهمیت ویژه ای برخوردار است زیرا مدارس برای ارائه گزارشات لازم است طبق قوانین آموزش و پرورش عمل کنند.

 

12.ارتباط مستقیم با آموزش و پرورش

داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری که آموزش و پرورش و مدارس بتوانند از طریق آن با هم ارتباطی دو طرفه و سیستمی داشته باشند، می تواند کار مدارس و آموزش و پرورش را بسیار راحت کند. آموزش و پرورش می تواند به جای تهیه گزارش های دوره ای در قالب فلاش و یا دی وی دی، خود به صورت مستقیم و از طریق سیستم اتوماسیون اداری در زمان های دلخواه اقدام کند.

13.نسخه اپلیکیشن


در دنیای امروز که موبایل و اپلیکیشن جزو ضروریات ارتباطی روزانه مردم شده است، تسریع در کارها از طریق وب سرویس و به کمک اپلیکیشن موبایلی می تواند کارها را بسیار آسان و سریع کند. والدین می توانند به کمک موبایل خود هر زمان و بدون مراجعه به مدرسه، گزارشات کاملی از وضعیت فرزند خود باخبر شوند. همچنین دانش آموزان نیز می توانند کارنامه خود را از طریق اپلیکیشن دریافت کنند. معلمان عزیز نیز می توانند از طریق حساب کاربری خود و به کمک اپلیکیشن موبایل به راحتی جزوه های لازم را در اختیار دانش آموزان قرار دهند.

 

14.نسخه آفلاین و آنلاین

یک سیستم جامع مدیریت مدرسه باید دارای انعطاف پذیری باشد. به این معنی که نسخه ها و پلتفرم های مختلف داشته باشد تا همه بتوانند با کمترین امکانات و به صورت آفلاین و آنلاین از آن استفاده کنند. یک نرم افزار مدیریت مدرسه خوب دارای نسخه آنلاین و آفلاین و همچنین نسخه های موبایلی است. داشتن نسخه آفلاین لازم است زیرا باید مدارس بتوانند بدون دسترسی به اینترنت از آن استفاده کنند و قابلیت دسترسی آنلاین هم اهمیت ویژه ای دارد زیرا باید کاربران و به ویژه والدین و دانش آموزان بتوانند در هر زمان و بدون حضور در مدرسه گزارشات مورد نیاز خود را دریافت کنند.

 

15. قابلیت تعامل و ارتباط با نرم افزارهای دیگر

 اطمینان حاصل کنید که سیستم انتخابی شما به راحتی بتواند با نرم افزار های دیگر که مدرسه پیش از این استفاده می کرده قابلیت ارتباط داشته باشد، مانند برنامه های دانا و پورتال سناد.

16.سابقه کاری تولید کننده نرم افزار

چندین فروشنده در طی شش سال گذشته محصولات تولیدی مدرسه را متوقف کرده اند. بنابراین، خریداران باید اطمینان حاصل کنند که فروشنده انتخاب شده دارای پیشینه قوی در بازار باشد.